50/50 - Planejamento de 50 dias para 50 pessoas
Para que as políticas públicas sejam executadas com excelência é necessário que haja planejamento, assim é preciso que os gestores se reúnam e estas reuniões podem ser apenas por membros de uma esfera de governo ou direcionadas ao apoio técnico e neste artigo trataremos sobre o compartilhamento das nossas experiências no planejamento e execução dos encontros de apoio técnico promovidos pela gestão estadual direcionados às gestões municipais.
Esta Coordenação de Regulação do SUAS – CRSUAS/SETRABES criou uma metodologia para promover eventos híbridos, que são aqueles realizados simultaneamente on-line e presencial, que eu denomino MÉTODO 50/50, planejar por 50 dias um evento que alcance pelo menos 50 pessoas.
Ao chegar ao dia 50, o gestor já deve ter em mãos:
1 – O nome do evento.
2 – O slogan do evento ou objetivo.
3 – Logomarca do evento.
4 – Programação:
- Data.
- Horário.
- Local.
- Tema das palestras.
1 – Iniciar a articulação para estabelecer o nome dos palestrantes.
Geralmente esta ação é a que demanda mais tempo, pois conseguir agenda com nomes de peso da área de atuação daquela política não é tão simples.
2 – Se necessário, iniciar os processos de compras de passagem aérea e pagamento de diárias para o palestrante.
3 – Iniciar a divulgação da data do evento (SAVE THE DATE)
Para estas articulações sugerimos que seja reservado um tempo de até duas semanas.
4 – Iniciar a articulação dos trabalhadores que farão parte da organização do evento:
02 Recepção (receber os participantes e instruir sobre o evento).
01 Comunicação (foto e matéria).
01 Cerimonialista (fazer a abertura do evento)
01 Serviços Gerais.
1 – Criar o formulário de inscrição, no caso dos eventos híbridos, sugerimos que sejam criados dois formulários:
- Formulário para inscrição dos que participarão do evento na modalidade on-line.
- Formulário para inscrição dos que participarão do evento na modalidade presencial.
- Disponibilizar os dois formulários on-line.
Neste dia iniciam as divulgações nos sites, nos grupos do whatsapp e por correspondência oficial (memorando e ofício).
Divulgação por correspondência oficial.
No Ofício/Memorando deve conter todos os dados do evento, período de inscrições, objetivo, um card com a logo e slogan, assim como um qrcode que direciona para o formulário de inscrições. Toda a correspondência oficial deve ser enviada por e-mail no dia 30 (que antecede o evento).
ATENÇÃO: As inscrições devem ocorrer entre os dias 30 à 05 que antecedem o evento.
1 - Iniciar o dia entrando em contato com as equipes para as quais os e-mails foram enviados com o objetivo de averiguar o recebimento da informação.
2 – Compartilhar em todos os grupos do whatsapp o card do evento e o link de inscrição.
Nestes dias deve ser feita divulgação do evento e se julgar necessário entrar em contato com os gestores para reafirmar o convite e solicitar a indicação de técnicos para participar do evento.
1 – Aquisição do material gráfico
- Pastas.
- Crachás.
- Bloco de anotações.
- Baner.
1 – Continuar a divulgação do evento em todas as plataformas.
2 - Articulação para aquisição do cooffe break.
O Cooffe break para a modalidade presencial é importante porque os técnicos que atuam nos municípios, saíram cedo de suas casas que ficam situadas nos municípios do interior de estado e até a hora do cooffe break que acontece por volta das 10h00 da manhã já estão com fome, além do momento possibilitar uma interação entre os técnicos de vários municípios.
ATENÇÃO: Durante todo o evento deve estar disponível uma garrafa com café, uma garrafa com água gelada e copos descartáveis.
1 – Continuar a divulgação do evento.
Neste dia o seu evento já deve estar todo pronto.
1 – Divulgar o evento, mas especificar que são os últimos cinco dias de inscrição.
2 – Criar dois grupos no aplicativo de troca de mensagens do whatsapp
3 – Criar uma sala de aula virtual no Google Classroom para disponibilizar todo o material virtual (livros, slides, vídeos e aulas gravadas)
4 – Criar o e-mail com o texto que deverá ser enviado para os inscritos
1 – Encerramento das inscrições às 18h00.
2 – Faça uma cópia do formulário de inscrições para disponibilizar o link para os gestores que não conseguiram se inscrever a tempo.
3 – Exporte os dados das inscrições para inserir os inscritos nos grupos do whatsapp, esta é a tarefa mais complicada de todo o planejamento, inserir os inscritos um a um nos grupos, conforme a modalidade de inscrição.
4 – Inserir todos os inscritos nos grupos do whatsapp deve levar até dois dias, à depender da quantidade de inscritos.
5 – Criar a frequência do evento com base nos inscritos, assim como é interessante imprimir também uma lista em branco.
1 - Enviar o e-mail:
Ele deve conter todas as informações necessárias para os participantes:
- Link da sala de aula do Google Classroom.
- Link da sala de reuniões do Google Meet.
- Link para participar do grupo do whats.
- Informações do nome do evento, data e horário.
Se a realização do evento acontecer na modalidade presencial, este é o dia de visitar o local da realização do evento para fechar as últimas informações com a equipe responsável pelo local.
1 - A equipe responsável pela realização do evento deve chegar ao local com pelo menos uma hora de antecedência.
2 – Organizar o material gráfico de maneira que fique fácil o acesso dos participantes.
Pasta
Crachá
Bloco de anotações
Caneta
Lista de frequência
Bom evento e sucesso a todos!
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